Программа для ЭВМ «Цифровой инжиниринг:
АРМ Отдела материально-технического обеспечения (ОМТО)/DigitalEngineering: Procurement»

Программа предназначена для автоматизации операций сотрудника Отдела материально-технического обеспечения (ОМТО). Интеллектуальный функционал, которым оснащена Программа, позволяет осуществлять автоматическое сравнение изменений рабочей документации, что приводит к выбору дальнейшего действия менеджером отдела материально-технического обеспечения. Программа позволяет сотруднику ОМТО сравнивать изменения рабочей документации, создавать Письма с Технико-коммерческим предложением, осуществлять выбор поставщика, подготовиться к согласованию с заказчиком, создать Письмо-заказ, оформить доставку товара, создать информационное письмо, отработать акты несоответствия из сектора входного контроля. Область применения: EPCM-компании, промышленное строительство.

В АРМ ОМТО реализовано:

1. Выбор менеджером ОМТО категории товара в соответствии с его специализацией в закупках. Цветовая индикация (светофор), позволяющая менеджеру ОМТО быстро сориентироваться, по каким заказам детали закуплены полностью, по каким частично, а по каким закупка еще не начиналась.

2. Аналитический монитор с перечнем всех стадий процесса закупки, с помощью которого можно определить текущую стадию закупки для каждой детали, а по завершенным стадиям посмотреть номер и дату документа и по гиперссылке перейти на вкладку этого процесса в документ, содержащий эту деталь.

3. Автоматическое сравнение изменений различных редакций (ревизий) рабочей документации с формированием таблицы с деталями текущего заказа с сопоставлением с уже заказанными деталями из предыдущей версии заказа и цветовой маркировкой строк с новыми деталями, удаленными, измененными и неизмененными. Для измененных деталей предусмотрена возможность выбора менеджером ОМТО одного из действий: заказать деталь как новую, изменить количество в большую или меньшую сторону, отменить закупку, оставить без изменений. Используется технология искусственного интеллекта.

4. Формирование письма с торгово-коммерческим предложением (ТКП) с выбором потенциальных поставщиков, использованием свободных остатков на складе(ах) и возможностью указания частичного количества закупки в соответствии с приоритетом очередности доставки на монтажный участок.

5. Заполнение ответов от поставщиков с указанием цены поставки, возможного количества, размера аванса, сроков изготовления.

6. Выбор поставщика. Начальник ОМТО в зависимости от цены и/или сроков изготовления и/или других требований выбирает наилучший для предприятия вариант и фиксирует свой выбор в программе.

7. Подготовка к согласованию с заказчиком. Ценовое предложение выбранного поставщика подготавливается к согласованию с заказчиком одним из способов: согласование цены, по ценовой книге, по протоколу редукциона, по протоколу маркетинговой оценки. На электронный адрес заказчика для согласования отправляется письмо с вложенным pdf-файлом.

8. Согласование с заказчиком. После получения от заказчика ответного письма менеджер ОМТО проставляет в программе по отношению к каждой детали один из статусов: согласовано; ожидает ответа заказчика; поставка заказчика; повторное согласование с наценкой выше цены заказчика и без изменения цены поставщика; согласовано по цене меньшей от предложенной нами цены, но с изменением цены поставщика. В зависимости от выбранного статуса запускается сценарий движения данной детали на следующую стадию бизнес-процесса или возврат на стадию формирования письма с ТКП с сохранением истории предыдущих действий (аннулированием предыдущего письма и объединением в одну общую группу).

9. Формирование письма-заказа. На вкладке с письмом-заказом менеджер ОМТО фиксирует стадии уже согласованной с заказчиком закупки такие как: отправка поставщику окончательного запроса на закупку, факт подписания дополнительного соглашения на запрашиваемое количество материала, фиксируется номер и дата выставления счета на оплату, согласование счета на оплату, факт оплаты, контрольная дата запуска в изготовление (поставки), плановая дата отгрузки со склада поставщика и при разгрузке на складе предприятия процессу присваивается финальная стадия.

10. Оформление доставки. При оформлении доставки выбирается вид транспортного средства; заполняются все его реквизиты; подгружаются скан-копии товарной накладной, счета-фактуры, УПД. В одной доставке возможно заполнение данных по нескольким транспортным средствам. При наличии нескольких транспортных средств в одной доставке происходит привязка каждой детали к конкретному транспортному средству и выбор комплекта сопроводительных документов. Это обеспечивает 100% идентификацию того, что и каким образом доставляется. Также на этом этапе происходит заполнение данных о документах о качестве и загрузка его скан-копии.

11. Формирование информационного письма. Необходимо для уведомления монтажного участка о факте отправки транспортного средства с материалами и передачи в электронном виде всех необходимых документов на данный материал.

12. Интерактивное взаимодействие с инженерами сектора входного контроля по поводу отработки актов несоответствия. При проведении входного контроля инженер в АРМ СВК при выявлении несоответствий оформляет акт и в электронной форме передает его в АРМ ОМТО для устранения несоответствий одним из способов: деталь отсутствует, ожидать в новой поставке (с заменой ТН); вернуть поставщику и ожидать в новой поставке (с заменой ТН); согласование замены; запрос документа о качестве; деталь отсутствует, ожидать в новой поставке (без изменения ТН); вернуть поставщику и ожидать в новой поставке (без изменения ТН); деталь отсутствует, заказать у другого поставщика (с заменой ТН); вернуть деталь и заказать у другого поставщика (с заменой ТН); требуется по проекту; вернуть поставщику (без замены ТН); вернуть поставщику (с заменой ТН); согласовано к применению; действие не требуется.

13. Поставка заказчика. Поставка заказчика – это специальный вид письма на ТКП, предназначенный для получения материалов у заказчика строительного объекта. В данном случае поставщиком является заказчик, что избавляет от необходимости проводить выбор поставщика и согласование цены. Таким образом поставка заказчика после заполнения количества и цен сразу может быть передана на стадию оформления доставки.

14. Перемещение между складами. Менеджер ОМТО в программе в электронной форме может создать служебную записку на перемещение материала между складами разных участков, в которой указывается объект, внутри которого происходит перемещение; титул, в который перемещаются детали; склад, из которого перемещаются детали. Далее служебная записка передается на склад выдачи. При успешном завершении перемещения материала служебная записка получает статус Исполнена.